KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ HAKKINDA
AYDINLATMA METNİ

Veri Sorumlusu

Özel Pars Eğitim Kırtasiye Tic. Ltd. Şti.

Adres

Menteş Mah. 2561 Sk. No:6 Yenişehir / Mersin

Ticaret Sicil No

51661

Özel Pars Eğitim Kırtasiye Tic. Ltd. Şti. (“Şirket” veya “Veri Sorumlusu”), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında, öğrenciler, öğrenci adayları, veliler/kanuni temsilciler, çalışanlar, çalışan adayları, ziyaretçiler, tedarikçiler ve diğer ilgili kişilere ait kişisel verilerin hukuka uygun, güvenli ve amaçla sınırlı biçimde işlenmesine önem vermektedir. İşbu metin, özellikle eğitim kurumu başvuru, ön kayıt ve kayıt süreçlerinde alınan telefon numarası ve T.C. kimlik numarası dahil olmak üzere kişisel verilerin hangi kapsamda işlenebileceği konusunda aydınlatma amacıyla hazırlanmıştır.

1. Kapsam ve İlgili Kişi Grupları

Bu aydınlatma metni; öğrenci adayları ve öğrenciler, bunların velileri/kanuni temsilcileri, çalışan ve çalışan adayları, ziyaretçiler, tedarikçi ve iş ortaklarının yetkili/çalışanları ile Şirket ile hukuki veya fiili ilişki kuran diğer gerçek kişileri kapsar.

2. İşlenebilecek Kişisel Veri Kategorileri

• Kimlik bilgileri: Ad-soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, doğum yeri, uyruk ve mevzuat/kayıt sürecinin gerektirdiği diğer kimlik bilgileri.
• İletişim bilgileri: Telefon numarası, e-posta adresi, adres ve gerekli iletişim/tebligat bilgileri.
• Öğrenci ve eğitim bilgileri: Başvuru ve kayıt bilgileri, okul/sınıf bilgisi, öğrenci numarası, sınav ve ölçme-değerlendirme sonuçları, akademik gelişim, devam-devamsızlık, rehberlik ve eğitim süreçlerine ilişkin kayıtlar.
• Veli/kanuni temsilci bilgileri: Veli/kanuni temsilcinin kimlik ve iletişim bilgileri, öğrenci ile yakınlık/temsil ilişkisi ve kayıt/sözleşme süreçleri için gerekli bilgiler.
• Hukuki işlem ve sözleşme bilgileri: Kayıt sözleşmeleri, taahhütler, muvafakatler, başvuru ve talep kayıtları, uyuşmazlık ve hukuki süreçlere ilişkin bilgiler.
• Finans bilgileri: Ücret, tahsilat, fatura, ödeme ve muhasebe kayıtları; gerekli olduğu ölçüde banka/ödeme bilgileri.
• Fiziksel mekân güvenliği bilgileri: Kurum yerleşkesinde güvenliğin sağlanması amacıyla hukuka uygun şekilde tutulan kamera görüntüleri ve giriş-çıkış kayıtları.
• İşlem güvenliği ve bilişim bilgileri: Kullanılan sistemlere ilişkin log, IP, kullanıcı işlem ve bilgi güvenliği kayıtları.
• Çalışan/çalışan adayı bilgileri: Özgeçmiş, eğitim, mesleki deneyim, iletişim, referans ve işe alım/özlük süreçlerinin gerektirdiği bilgiler.
• Özel nitelikli kişisel veriler: Yalnızca hukuki şartların mevcut olduğu ve gerçekten gerekli olduğu hallerde sağlık bilgileri gibi özel nitelikli kişisel veriler; bunlar için KVKK m.6 ve ilgili mevzuat uyarınca ek güvenlik tedbirleri uygulanır.

3. Başvuru, Ön Kayıt ve Kayıt Sırasında Alınan T.C. Kimlik Numarası ve Telefon Numarası

Şirket, eğitim hizmetlerine ilişkin başvuru, ön kayıt, kesin kayıt, öğrenci/veli eşleştirmesi, kimlik doğrulama, mükerrer kayıtların önlenmesi, sözleşme ve kayıt işlemlerinin yürütülmesi, öğrenci ve veli ile iletişim kurulması, başvuru sonucunun bildirilmesi, randevu/görüşme organizasyonu ve mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi amaçlarıyla telefon numarası ve gerekli olduğu ölçüde T.C. kimlik numarası işleyebilir.

T.C. kimlik numarası, niteliği gereği yüksek riskli bir kimlik verisi olduğundan, yalnızca belirli, açık ve meşru amaçların gerektirdiği ölçüde talep edilmeli; başvuru aşamasında zorunlu olmayan durumlarda daha az veriyle aynı amaca ulaşılabiliyorsa veri minimizasyonu ilkesi gözetilmelidir. Telefon numarası ise başvuru/kayıt sürecinin yürütülmesi ve ilgili kişiyle iletişim kurulması amacıyla işlenebilir.

4. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

• Öğrenci başvuru, ön kayıt, kesin kayıt, nakil ve kayıt yenileme süreçlerinin yürütülmesi.
• Öğrenci ve veli/kanuni temsilci kimliğinin doğrulanması ve kayıtların doğru kişiyle eşleştirilmesi.
• Eğitim-öğretim, sınav, ölçme-değerlendirme, rehberlik ve akademik takip faaliyetlerinin yürütülmesi.
• Devam-devamsızlık, sınıf/şube, ders programı ve eğitim organizasyonunun yönetilmesi.
• Öğrenci ve velilerle telefon, SMS, e-posta veya diğer uygun kanallardan başvuru/kayıt/eğitim süreçlerine ilişkin iletişim kurulması.
• Sözleşmelerin kurulması ve ifası; ücret, tahsilat, faturalama ve muhasebe süreçlerinin yürütülmesi.
• Milli Eğitim Bakanlığı ve diğer yetkili kamu kurumlarına yönelik mevzuattan doğan bildirim ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi.
• Kurum yerleşkesinde öğrenci, çalışan ve ziyaretçilerin can ve mal güvenliğinin sağlanması.
• Talep, öneri, şikâyet ve başvuruların alınması ve sonuçlandırılması.
• Bilgi sistemlerinin, erişim yetkilerinin, kayıtların ve bilgi güvenliğinin yönetilmesi.
• Hukuki uyuşmazlıkların takibi, hakların tesisi, kullanılması veya korunması.
• İnsan kaynakları, işe alım, özlük, bordro, iş sağlığı ve güvenliği süreçlerinin yürütülmesi.
• Tedarikçi, iş ortağı ve hizmet sağlayıcı ilişkilerinin yürütülmesi.
• Mevzuatın izin verdiği ölçüde kurum faaliyetlerinin geliştirilmesi, kalite ve hizmet süreçlerinin değerlendirilmesi.

5. Kişisel Veri İşlemenin Hukuki Sebepleri

Kişisel veriler, somut işleme faaliyetine göre KVKK’nın 5. maddesinde yer alan; kanunlarda açıkça öngörülme, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olma, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olma, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması şartlarına dayanılarak işlenebilir. Bu şartlardan hiçbirinin bulunmadığı ve açık rızanın hukuken gerekli olduğu faaliyetlerde açık rıza ayrıca ve özgür iradeyle alınır.

Özel nitelikli kişisel veriler bakımından KVKK’nın 6. maddesindeki şartlar ve Kişisel Verileri Koruma Kurulunca öngörülen yeterli önlemler dikkate alınır. Aydınlatma metni ile açık rıza metni birbirinden ayrı tutulur; aydınlatma yapılması açık rızaya bağlı değildir.

6. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemleri

Kişisel veriler; yüz yüze görüşmeler, başvuru/ön kayıt/kayıt formları, sözleşmeler, dilekçeler, internet sitesi ve çevrim içi formlar, telefon görüşmeleri, SMS, e-posta, kurumun kullandığı eğitim ve öğrenci bilgi sistemleri, fiziki evrak, kamera sistemleri ve mevzuata uygun diğer fiziksel veya elektronik kanallar aracılığıyla otomatik, kısmen otomatik veya veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle toplanabilir.

7. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel veriler, yalnızca gerekli olduğu ölçüde ve ilgili hukuki şartlara dayanılarak; Milli Eğitim Bakanlığı ve bağlı birimleri, SGK, vergi idaresi, mahkemeler, savcılıklar ve diğer kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları; bankalar ve ödeme kuruluşları; mali müşavir, avukat ve danışmanlar; eğitim, bilişim, yazılım, barındırma, arşivleme, güvenlik ve benzeri hizmet sağlayıcılar ile sözleşmesel/hukuki gereklilik kapsamında paylaşılabilir. Her aktarımda amaçla sınırlılık, veri minimizasyonu ve güvenlik ilkeleri gözetilir.

Kişisel verilerin yurt dışına aktarılması söz konusu olduğunda KVKK’nın yurt dışına aktarıma ilişkin güncel hükümleri ve ilgili ikincil düzenlemeler uygulanır.

8. Ticari Elektronik İleti ve Tanıtım Faaliyetleri

Başvuru veya kayıt amacıyla verilen telefon/e-posta bilgilerinin, başvuru ve eğitim hizmetinin yürütülmesi dışındaki reklam, kampanya veya pazarlama amaçlarıyla kullanılması halinde, 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ve ilgili mevzuat kapsamındaki izin/onay süreçleri ayrıca değerlendirilir. Başvuru için zorunlu iletişim ile ticari tanıtım iletişimi birbirinden ayrılır.

9. Saklama Süreleri ve İmha

Kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süreler ile işleme amacının gerektirdiği süre boyunca saklanır. Sürenin sona ermesi veya işleme sebeplerinin ortadan kalkması halinde veriler, hukuki yükümlülükler saklı kalmak üzere, ilgili mevzuata ve Şirketin saklama-imha prosedürlerine uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Her veri kategorisi için uygulanacak somut saklama süresi, Şirketin kişisel veri işleme envanteri ve yasal yükümlülükleri esas alınarak belirlenir.

10. Veri Güvenliğine İlişkin Tedbirler

• Kişisel verilere erişimin görev ve yetki ile sınırlandırılması ve erişim kayıtlarının tutulması.
• T.C. kimlik numarası ve benzeri yüksek riskli verilerin gereksiz şekilde çoğaltılmasının ve paylaşılmasının önlenmesi.
• Fiziki evrakların kontrollü alanlarda saklanması; yetkisiz kişilerin erişiminin engellenmesi.
• Bilgi sistemlerinde uygun parola, yetkilendirme, yedekleme, güncelleme ve güvenlik tedbirlerinin uygulanması.
• Çalışanların gizlilik ve kişisel veri güvenliği konusunda bilgilendirilmesi; gerekli taahhüt ve prosedürlerin uygulanması.
• Hizmet sağlayıcılarla veri güvenliği ve gizlilik yükümlülüklerinin sözleşmesel olarak düzenlenmesi.
• İhlal şüphesi veya veri ihlali halinde mevzuata uygun olay yönetimi ve bildirim süreçlerinin işletilmesi.

11. İlgili Kişinin KVKK’nın 11. Maddesindeki Hakları

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme.
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde düzeltilmesini isteme.
• Kanundaki şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme.
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi sonucu kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme.
• Kişisel verilerin kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğranması halinde zararın giderilmesini talep etme.

12. Veri Sorumlusuna Başvuru

KVKK’nın 11. maddesi kapsamındaki talepler, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de belirtilen yöntemlerle Şirkete iletilebilir. Başvuru; yazılı olarak, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza, ilgili kişi tarafından Şirkete daha önce bildirilmiş ve Şirket sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresi veya mevzuatın izin verdiği başvuruya yönelik diğer yöntemler kullanılarak yapılabilir.

Başvuruda ad-soyad, başvuru yazılı ise imza, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası; yabancılar için uyruk, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası; tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi; varsa bildirime esas e-posta adresi, telefon ve faks numarası ile talep konusu bulunmalıdır.

Yazılı başvuru adresi: Özel Pars Eğitim Kırtasiye Tic. Ltd. Şti., Menteş Mah. 2561 Sk. No:6 Yenişehir / Mersin

Ticaret Sicil No: 51661

Şirket, usulüne uygun başvuruları talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırır. İşlemin ayrıca maliyet gerektirmesi halinde Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir.

13. Başvuru Formlarında Kullanılabilecek Kısa Aydınlatma İbaresi

Önerilen kısa metin: “Başvuru/ön kayıt kapsamında paylaştığınız ad-soyad, telefon numarası, T.C. kimlik numarası ve diğer kişisel verileriniz; kimlik doğrulama, başvuru ve kayıt süreçlerinin yürütülmesi, sizinle iletişim kurulması, eğitim hizmetlerinin planlanması ve hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amaçlarıyla Özel Pars Eğitim Kırtasiye Tic. Ltd. Şti. tarafından 6698 sayılı KVKK kapsamında işlenmektedir. Ayrıntılı KVKK Aydınlatma Metnine kurumumuzdan/başvuru ekranındaki bağlantıdan ulaşabilirsiniz.”

14. Uygulama Notu

Bu metin genel aydınlatma metnidir. Eğitim kurumunda fiilen yürütülen her veri işleme faaliyeti (örneğin kamera, çalışan adayı, çalışan/özlük, öğrenci sağlık verisi, web sitesi çerezleri, ticari elektronik ileti, fotoğraf/video paylaşımı) için gerektiğinde ayrı ve işleme faaliyetine özgü aydınlatma/açık rıza metinleri hazırlanmalıdır. Açık rıza, yalnızca hukuken gerekli olan faaliyetler için alınmalı; hizmetin sunulması için zorunlu olmayan rızalar hizmet şartına dönüştürülmemelidir.

ÖZEL PARS EĞİTİM KIRTASİYE TİC. LTD. ŞTİ.
Veri Sorumlusu